Les outils d'encadrement décrits dans ce guide utilisent le mode écrit plutôt que le mode oral. On sait qu'à l'oral, que ce soit face à face ou par l'entremise d'un outil comme le téléphone, la communication demeure moins exigeante qu'à l'écrit.

En effet, à l'oral, on tolère les phrases incomplètes, qui sont plus ou moins bien structurées, car le destinataire du message peut tenter de compléter la phrase en en devinant le sens. Cela est encore plus vrai lorsqu'on se trouve face à face, car le ton de la conversation ajoute une signification, de même que toute la panoplie des gestes qui peuvent l'accompagner. Ainsi, il est plus facile de s'exprimer oralement que par écrit.

Le mode écrit exige de préciser et d'articuler beaucoup plus sa question ou son problème que le mode oral. L'écriture tolère peu les raccourcis, les sous-entendus et encore moins les ambiguïtés. Il faut donc être conscient de l'importance à accorder à la précision de l'intention, à la concision dans le texte, à des titres de message précis qui évoquent clairement le contenu. En somme, il faut rédiger des messages clairs, en suivant un ordre logique dans l'argumentation, en ne présentant qu'une seule idée principale par paragraphe et en utilisant un vocabulaire varié mais accessible.

Un des avantages de ces outils qui utilisent le mode écrit par rapport au mode oral est qu'ils permettent de conserver une trace écrite et chronologique de tous les messages échangés.